Le Club d'échecs de Sherbrooke est incorporé en vertu de la Loi sur les clubs de récréation sous le
matricule 1148132310.
Dans les présents règlements généraux le Club d'échecs de Sherbrooke est désigné par l'acronyme C.É.S.
Article 2 Mission et buts
La mission du C.É.S est de promouvoir le jeu d'échecs dans la Ville de Sherbrooke.
Les buts poursuivis par le C.É.S sont :
1. Organiser des activités diverses qui stimulent l'intérêt pour la pratique du jeu d'échecs.
2. Étendre la pratique du jeu d'échecs à toutes les catégories sociales : jeunes, adultes, femmes, aînés, membres des communautés culturelles.
3. Améliorer la performance des joueurs.
4. Établir des partenariats utiles à l'atteinte de sa mission.
Article 3 Éthique
Le C.É.S se veut un lieu privilégié faisant valoir et ressortir les qualités fondamentales que sont l'amitié et le respect mutuel.
Aucune forme de discrimination, d'agressivité, de harcèlement ou de malhonnêteté n'y sont tolérés.
MEMBRES
Article 4 Membres du C.É.S
Est membre en règle toute personne qui a acquitté sa cotisation au C.É.S.
Article 5 Suspension et expulsion
Le conseil d'administration peut suspendre ou expulser, sans possibilité de remboursement, tout membre qui enfreint les règlements du C.É.S.
Cependant, avant de prononcer la suspension ou l'expulsion d'un membre, le conseil d'administration doit, par lettre transmise par courrier recommandé,
l'aviser de la date, du lieu et de l'heure de l'audition de son cas, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre.
Article 6 Démission
Toute démission d'un membre se fait par écrit et doit être remise au secrétaire.
L'Assemblée générale est composée des membres en règle présents. Il s'agit de l'instance suprême du C.É.S. Le quorum est constaté à partir du moment où six (6) membres
sont présents.Il n'est pas nécessaire d'avoir le quorum durant toute la durée de l'assemblée. Advenant qu'il n'y ait pas six membres présents,
une deuxième assemblée générale est convoquée dans la quinzaine qui suit dont, exceptionnellement, le quorum sera constitué des membres présents.
Le secrétaire fait parvenir l'avis de convocation aux membres par la poste ou par courrier électronique, télécopieur ou autre technologie au moins 10 jours à l'avance.
Article 8 Vote
Chaque membre en règle présent à l'Assemblée générale a le droit de se prononcer par vote sur tout sujet traité par l'Assemblée. Le vote par procuration n'est pas autorisé,
sauf avis contraire donné de façon exceptionnelle par le Conseil d'administration. On utilise généralement le vote à main levée avec un scrutateur nommé par le président
pour toute question débattue, à moins que le tiers ( 1/3 ) de l'Assemblée ne demande le vote secret. La majorité simple des voix est déterminante dans tous les cas ( 50% +1 )
à moins de dispositions contraires dans la Loi ou les présents règlements. Le président d'assemblée n'a droit de vote qu'en cas d'égalité des voix.
Dans ce cas, il ne peut s'abstenir de prendre position.
Article 9 Assemblée générale annuelle
L'Assemblée générale annuelle du C.É.S est une assemblée générale tenue dans les 90 jours suivant la fin de l'exercice financier, à l'endroit et à la date fixés par le Conseil
d'administration.
Article 10 Ordre du jour
L'ordre du jour de l'Assemblée générale annuelle est constitué des points suivants :
- Ouverture de l'Assemblée, élection d'un président et d'un secrétaire d'assemblée
- Présences et quorum
- Lecture et adoption de l'ordre du jour
- Dépôt et acceptation du procès-verbal de la dernière Assemblée générale
- Dépôt et acceptation du rapport du président et compte-rendus des comités
- Dépôt et acceptation des états financiers de l'année écoulée ainsi que du budget de l'année à venir
- Élection d'un président et d'un secrétaire d'élection
- Élection du Conseil d'administration
- Parole à l'Assemblée
À l'occasion, l'ordre du jour contient le point : Amendements aux Règlements généraux ( voir l'article 21 ).
Article 11 Assemblée générale spéciale
Une Assemblée générale spéciale est une assemblée générale convoquée par le secrétaire sur demande du Conseil d'administration ou d'au moins 10% des membres
en règle du C.É.S ayant fait une demande écrite dûment signée au secrétaire. L'avis de convocation doit annoncer les buts et questions spécifiques traités à
cette Assemblée.
CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 12 Nombre, composition, rôle et mandat
Le Conseil d'administration est composé d'administrateurs membres en règle occupant les postes de Président, Vice-président, Secrétaire et Trésorier,
et d'au plus trois (3) directeurs. Le Conseil d'administration ainsi constitué est responsable d'administrer toutes les affaires du C.É.S. Il prend les mesures pour assurer
son bon fonctionnement. Il veille à la réalisation de sa mission et accomplit les actes nécessaires à l'atteinte de ses buts. Le Conseil d'administration prend les décisions
concernant l'embauche des employés, détermine les conditions d'admission des membres, autorise les dépenses du C.É.S, décide de la teneur des contrats et
obligations qui engagent le C.É.S et crée les comités et postes qu'il juge nécessaires à son bon fonctionnement, par exemple les postes d'organisateur, d'arbitre ou de webmestre.
Il doit établir un budget annuel qui sera autorisé par l'Assemblée générale annuelle ou par une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin.
Le mandat des administrateurs est d'une durée d'un an, soit de l'Assemblée générale annuelle où ils ont été élus à l'Assemblée générale annuelle suivante.
Ils sont rééligibles indéfiniment.
Article 13 Officiers
Président : Il dirige les destinées du C.É.S, en est le porte-parole principal et le représente en toutes circonstances. Il convoque, planifie et préside les réunions
du Conseil d'administration et les Assemblées des membres. Il surveille l'exécution des décisions du Conseil d'administration et remplit les fonctions qui lui sont attribuées
par ce dernier. Il signe avec le secrétaire les procès-verbaux des réunions du Conseil d'administration et des assemblées générales. De plus, il signe, habituellement
avec le secrétaire, les documents qui engagent le C.É.S. et il dépose son rapport de fin d'année à l'Assemblée générale annuelle.
Vice-Président : Il remplace le président en son absence et exerce les mêmes prérogatives. Il remplit toute autre fonction que lui confie le Conseil d'administration.
Secrétaire : Il rédige et signe les procès-verbaux des Assemblées générales et des réunions du Conseil d'administration. Il a la garde des archives, des livres
des procès-verbaux, des registres des membres et administrateurs. Il signe les contrats, les documents d'embauche et d'engagements du C.É .S. Il s'occupe des rapports
exigés par la Loi ainsi que de la correspondance entrante et sortante du club.
Trésorier : Il signe les chèques avec les cosignataires désignés par le Conseil d'administration. Il tient les livres, bilans, rapports, et autres états financiers du C.É.S à jour.
Il dépose son rapport à l'Assemblée générale annuelle.
Article 14Réunion du Conseil d'administration
Le Conseil d'administration se réunit aussi souvent que nécessaire sur demande du président ou sur demande d'au moins trois membres du Conseil. Il doit toutefois tenir
au moins quatre ( 4 ) réunions durant l'année d'exercice. L'avis de convocation est donné par la poste, par courrier électronique ou donné verbalement
au moins 24 heures à l'avance. Le Conseil d'administration peut aussi créer, à sa discrétion, un Comité exécutif et définir les pouvoirs qu'il lui transfère.
Le quorum de chaque réunion est fixé à trois ( 3 ) administrateurs.
Article 15 Vacance
Toute vacance est comblée par le Conseil d'administration dans les plus brefs délais. Le mandat du nouvel administrateur se termine à l'Assemblée générale
annuelle qui suit sa nomination. Malgré toute vacance, le conseil d'administration peut continuer d'agir en autant qu'il y ait quorum. Article 16 Rémunération
Les membres du Conseil d'administration ne sont pas rémunérés pour leurs services.
DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Article 17 Cotisation
L'Assemblée générale annuelle fixe le montant de la cotisation au C.É.S. Les cotisations payées ne sont pas remboursables dans les cas de radiation, suspension
ou retrait d'un membre.
Article 18 Exercice financier
L'exercice financier débute le 25 juin pour se terminer le 24 juin de l'année suivante.
Article 19 Effets bancaires
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires du C.É.S sont signés par des personnes qui sont désignées à cette fin par le Conseil d'administration.
Les fonds du C.É.S doivent être déposés au crédit du C.É.S auprès d'une caisse populaire, d'une banque ou d'une compagnie de fiducie que le Conseil d'administration
désigne par résolution.
Article 20 Contrats
Les contrats et autres documents engageant le C.É.S sont approuvés au préalable par le Conseil d'administration et signés ensuite par le président ou toute personne
que le Conseil désigne à cette fin.
DISPOSITIONS FINALES
Article 21 Modification aux règlements généraux
Les présents règlements ne peuvent être modifiés qu'en Assemblée générale, sur résolution ayant recueilli les deux tiers ( 2 / 3 ) des votes.
Pour être recevables, les amendements proposés à cette Assemblée générale sont préparés par le Conseil d'administration et doivent être joints à l'avis de convocation.
Article 22Dissolution du Club
La dissolution du C.É.S ne peut être prononcée que par une Assemblée générale spéciale convoquée à cette d'administration en poste au moment de la dissolution
doit s'acquitter des démarches légales et financières qui s'imposent. Les actifs, s'il y a lieu, sont transférés à une organisation poursuivant des buts similaires.
Adopté par le Conseil d'administration le 10 janvier 2007.
